8 ميزات خفية في برامج الأوفيس لتحسين إنتاجيتك بشكل مذهل !

تعتبر برامج الأوفيس واحدة من أشهر الحِزم أو الأدوات المكتبية المُصممة لتلبية احتياجات المستخدمين في مختلف المجالات من العمل إلى الدراسة وحتى الحياة اليومية. معظمنا، إن لم يكن جميعنا، يستخدم برنامج Word في إنشاء وتحرير المستندات، أو Excel في إنشاء جداول البيانات وإجراء الحسابات، أو PowerPoint للعروض التقديمية الاحترافية، أو Outlook لإدارة البريد الإلكتروني، إلخ من برامج وخدمات الأوفيس. لكن بطبيعة الحال، هناك بعض الخدمات والمميزات بهذه البرامج لم يسمع عنها الكثيرون من قبل، وهذا ما أتينا اليوم لنتحدث عنه — نسلط الضوء أدناه على 8 مميزات مخفية ببرامج مايكروسوفت أوفيس من شأنها أن تُسرّع من إنتاجيتك.

تتيح لك ميزة "البحث الذكي" Smart Lookup أو "البحث" Search – كما تُسمى في الإصدارات الأحدث من أوفيس – العثور على معاني الكلمات والعبارات المختلفة أثناء تحرير الملفات سواء على Word أو Excel أو PowerPoint وذلك دون الحاجة إلى مغادرة البرنامج نفسه. بالإضافة إلى ذلك، توفر الميزة معلومات إضافية وتقدم لك اقتراحات بناءً على السياق الذي تتواجد فيه الكلمات داخل النص. على سبيل المثال، عند كتابة المقالات في "وورد" يمكنك أن تستخدم هذه الميزة في التحقق من مناسبة الكلمات والعبارات للسياقات المختلفة، بل والعثور على بدائل أكثر ملاءمة إن توفرت.

صحيحٌ أنك تستطيع أن تفعل نفس الشيء باستخدام محركات البحث أو أدوات الذكاء الاصطناعي، لكن الفرق هنا أنك لن تُضطر لمغادرة البرنامج أساسًا، بالتالي لن تضيع وقتك ولن تتشتت. طريقة استخدام البحث الذكي في برامج الأوفيس سهلة للغاية؛ فقط حدد الكلمة أو العبارة ثم اضغط بزر الفأرة الأيمن واختر "Smart Lookup" من القائمة المنبثقة.

لا تقتصر هذه الميزة على برنامجٍ واحد حيث يمكنك أن تستخدمها في الـ Word أو PowerPoint أو OneNote. أما استخدامها في البرنامجِ الأول فيكون لرسم الأشكال داخل المستندات، وفي البرنامج الثاني يكون لإضافة عناصر داخل العروض التقديمية، وفي البرنامج الثالث يكون لإنشاء مخططات Flowcharts أثناء تدوين الملاحظات، وهكذا. لكن الفكرة ليست في الرسم؛ الفكرة أن هذه الميزة تجعلك ترى عملية الرسم خطوة بخطوة، وهذا سيكون مفيدًا في حال أردت مشاركة الملفات مع الآخرين.

على سبيل المثال، تخيل أنك تريد أن تشرح شيئًا ما على برنامج Word وتشاركه مع أصدقائك. بدلًا من إعطائهم الصورة النهائية والتعقيب عليها، يمكنك أن تستخدم ميزة "Ink Replay" ليروا الخطوات التي رسمتها بالتفصيل من حيث بدأت. لتفعل ذلك، افتح برنامج Word (يمكنك أن تختار برنامجًا آخر)، واختر القلم من تبويبة "Draw" واشرح ما تريده. بعد الانتهاء، ومن خلال نفس التبويبة، اضغط على أيقونة "Ink Replay" ليتم عرض الخطوات بالتفصيل. لتفهم الصورة أكثر، اطلع على هذا الفيديو.

تناولنا في موضوع سابق طريقة لكتابة المستندات في Google Docs باستخدام صوتك لكن بالطبع هذه ليست بميزة حصرية تتفرد بها خدمة جوجل، بل يُمكنك أن تفعل نفس الشيء على برنامج Word أيضًا باستخدام خاصية تحويل الكلام إلى نص. لفعل ذلك، افتح مستندًا جديدًا ثم اضغط على أيقونة الميكروفون "Dictate" ومنها إلى أيقونة التِرس. من قائمة "Spoken Languages" المُنسدلة قم باختيار اللغة العربية ثم اضغط "Save". الآن اضغط على أيقونة الميكروفون الصغيرة وابدأ بالكلام مباشرة وسيتحول إلى نصٍ مقروء أمامك. فقط اعلم أن دقة التعرف على الصوت تختلف حسب السرعة واللهجة لذلك توقع بعض الأخطاء البسيطة.

ميزةٌ أخرى لا يعرف الكثيرون عنها في Word هي "الأجزاء السريعة" Quick Parts. تُستخدم هذه الميزة عندما ترغب في إعادة استخدام مقطع نصي معين أكثر من مرة في المستندات القادمة. الطبيعي أننا عندما نكتب جزءًا من كلمة إنجليزية مشهورة على Word، فإن البرنامج يقترح علينا تكملتها بالضغط على Enter. تفعل ميزة "الأجزاء السريعة" نفس الشيء ولكن على مقياسٍ أكبر وهو الفقرات. يمكنك أن تختزل فقرات كاملة في كلمةٍ واحدة بمجرد كتابة حروفها الأولى يقترح عليك البرنامج تكملتها بالضغط على "Enter".

لتجرب ذلك، انسخ أي فقرة بأي مستند في برنامج الـ Word واذهب إلى تبويبة "Insert". اضغط على "Quick Parts" ثم "Save Selection to Quick Parts Gallery". أعطِ الفقرة اسمًا في خانة "Name" ووصفًا في خانة "Description" ثم "OK". الآن بمجرد كتابة الأحرف الأولى الموجودة في خانة "Name" سيقترح عليك البرنامج تكملة الفقرة بأكملها بالضغط على Enter وهو ما سيختصر عليك الكثير من الوقت إذا كنت تضطر إلى كتابة نفس الفقرة النصية في كل مستند.

في حال كان لديك بيانات مكتوبة على مستند ورقي تود تحويلها رقميًا إلى جدول في برنامج Excel فلا تحتاج إلى إعادة إدخال هذه البيانات يدويًا بالكيبورد داخل كل خلية، إذ يمكنك ان تجعل البرنامج نفسه يتولى المهمة بدءً من التعرف على البيانات واستخراجها وتنظيمها في الخلايا للحصول على جدول بيانات متطابق بأقل مجهود يُذكر.

نتحدث هنا عن خاصية Data from Picture والتي تتيح لك التقاط صورة للورقة التي تحتوي تلك البيانات ومن ثم يقوم الـ Excel بتحليل محتوياتها وتحويله إلى بيانات قابلة للتعديل دون تعب أو جُهد. للأسف، هذه الخاصية ليست مجانية ومتاحة فقط للمشتركين في حزمة Microsoft 365 وقد شرحنا من قبل طريقة استخدامها بالتفصيل في موضوع كيفية استخراج البيانات من صورة وحفظها في جدول على Excel.

ميزة "أخبرني" أو "اطلب مني" أو "Tell me" هي أداة بحث سريعة موجودة ببرامج الأوفيس لمساعدتك على تنفيذ المهام التي لا تعرف كيف تقوم بها. على سبيل المثال، إذا أردت تضمين فيديو على يوتيوب بمستند Word ولا تعرف كيف تفعل ذلك، فيمكنك أن تصل إلى هذه الأداة عن طريق الضغط على أيقونة العدسة أو شريط البحث الموجود بأعلى نافذة البرنامج وكتابة "Insert Youtube Video" ثم تضغط "Enter" لفتح أول اقتراح في قائمة "Best Action" وهو في هذه الحالة "Online Video" حيث يمكنك إضافة رابط الفيديو لتضمينه في المستند مباشرًة.

نفس الشيء إذا أردت أن تُظهر التعليقات المرفقة مع المستند؛ اكتب عبارة "Show comments" ثم اضغط Enter لتنفيذ الإجراء الذي يُلبي ما تحتاج بالضبط، وهكذا مع معظم الأوامر. الفكرة هنا أن تعرف مقصد مرادك بالإنجليزية حتى يظهر لك الأمر الصحيح.

يحدث أحيانًا أن تبدأ بكتابة نص ما في مستند على Word أو ضمن شرائح العرض التقديمي في PowerPoint وتكتشف ان الكتابة بلغة مغايرة عن تلك التي تعتقد أنك تكتب بها، فتجد نفسك أمام نص غير مفهوم؛ إما لأنك تكتب بالعربية – مثلًا – بينما لغة الكتابة هي الإنجليزية، او العكس.

لتجنب مثل هذا الموقف يمكنك الاستفادة من خاصية التحويل التلقائي للغة الكتابة في برامج الأوفيس والتي تعمل على تغيير لغة الكيبورد وفقًا للنص المحيط، بحيث عند وضع المؤشر بين كلمات عربية، فتتحول لغة الكتابة إلى العربية تلقائيًا، وبالمثل عند وضعه بين كلمات إنجليزية، تتغير اللغة للإنجليزية بسلاسة دون تدخل منك. يمكنك مراجعة موضوعنا السابق حيث شرحنا بالتفصيل كيفية تفعيل التحويل التلقائي للغة الكتابة حسب النص المحدد.

إذا كان صندوق بريدك الإلكتروني كمعظمنا مليء برسائل العروض الترويجية وتحديثات وسائل التواصل ويصعب عليك إيجاد الإيميلات المهمة، فيمكنك أن تستخدم ميزة "البريد المُنظم" أو "البريد المُركز" Focused Inbox على برنامج Outlook. هذه الميزة تُنظم لك الإيميلات المهمة تلقائيًا في فولدر معين بينما تُبقي بقية الإيميلات غير المهمة منفصلة وبهذا الشكل لن يفوتك أي إيميل مهم. لتفعيل هذه الميزة، افتح تطبيق Outlook ثم اذهب إلى تبويبة "View" وحدد خيار "Show Focused Inbox". سيتم تقسيم صندوق البريد إلى قسمين: "Focused" للإيميلات المهمة و"Other" لبقية الإيميلات.

كان هذا ما لدينا اليوم. استخدم هذه المميزات والأدوات في برامج الأوفيس المختلفة وستلاحظ تحسنًا كبيرًا في مستوى الإنتاجية. ربما سيتطلب الأمر وقتًا، لكننا نعدك بنتائج فعالة لا محالة. فقط تأكد من تحديث برامج الأوفيس إلى آخر إصدار حتى تحصل على جميع المميزات الجديدة.