لا بد وأن كلَ مستخدمٍ
لبرنامج الإكسل
– Excel قد واجه هذه المشكلة يومًا ما، إن لم يكن يعاني منها يوميًا، فسواء أكنت
"Data scientist" أو حتى مستخدم عادي يتحسس طريقه نحو
برنامج الأوفيس الشهير
للمرة الأولى، فمن الوارد جدًا أن تلاحظ أن الأرقام التي تكتبها تتحول إلى تواريخ
بشكلٍ تلقائي وبدون أي مقدمات؛ على سبيل المثال إذا كتبت 11/30 كرقم
عشري في إحدى
خلايا الإكسل
ثم ضغطت على Enter سيقوم البرنامج بتحويل هذا الرقم إلى تاريخ يوم 30 نوفمبر !
نفس الشيء يحدث إذا أدخلت
رقمًا طويلًا، حيث ستجده أصبح تاريخًا من 3 خانات (اليوم والشهر والسنة)، وإذا كنت تدرس
بمجالٍ له علاقة بعلم البيولوجي أو الجينات مثلًا، فمن المُرجّح أنك أكثر من
يُعاني من تلك المشكلة؛ إذ إن هناك جينات
تحمل رموزًا
قريبةً من التواريخ مثل SEPT2 و MARCH1 وما إلى ذلك، وبالتالي فالبرنامج يفهمها
على أنها أسماء أشهر ويحولها من تلقاء نفسه. على أي حال، يمكن بطرق بسيطة التخلص
من هذا الهراء وجعل الاكسل يتصرف بحكمة مع الأرقام، دعنا نخبرك كيف.
إيقاف تحويل الأرقام إلى تواريخ في اكسل
وفقًا لدراسة نُشرت في 2016، فإن حوالي خُمس الدراسات والأوراق العلمية المنشورة تحتوي
على معلومات أو بيانات مغلوطة بسبب هذه المشكلات التي يفتعلها الإكسل. الأمر وصل
إلى أن العلماء بدأوا في إعادة تسمية الجينات حتى يتجنبوا هكذا أخطاء. وبعد أن
طفح الكيل بالجميع وعقود من تلقي شكوى المستخدمين، قررت مايكروسوفت أخيرًا أن
تُعالج المشكلة وبشكلٍ رسمي، حيث
أعلنت
في أكتوبر الماضي عن إضافة خيار في إعدادات الاكسل يسمح بمنع البرنامج من تحويل
الأرقام والرموز إلى تواريخ.
للأسف هذا الخيار الجديد لن يكون متاحًا بكل نسخ مايكروسوفت أوفيس، بل متاحًا
فقط في حزمة
Microsoft 365
المكتبية بالإضافة إلى إصدارات مايكروسوفت أوفيس العادية بدايةً من Office 2024. لكن بالنسبة لمعظمنا فهذه ليست عقبة؛ فباستخدام البريد الأكاديمي فقط
يمكنك أن تحصل على اشتراك مجاني وتستمتع بكل البرامج الموجودة في الحزمة، وهذه
الطريقة التي أستخدمها شخصيًا. أو يمكنك الاستفادة من
الفترة التجريبية المجانية
التي تقدمها مايكروسوفت للمشتركين الجدد.
الطريقة الأولى: إيقاف ميزة التحويل التلقائي للبيانات
افتح معي برنامج الإكسل ثم من القائمة الجانبية اضغط على Options والتي ستجدها
بالأسفل. تظهر أمامك الآن نافذة إعدادات البرنامج، فانتقل إلى قسم Data من
القائمة على الجانب الأيسر. الآن ستجد 3 أقسام رئيسية، آخرها يُسمّى "التحويل
التلقائي للبيانات" Automatic Data Conversion وبه ستجد عدة إعدادات. هنا إذا كنت
تريد الاكتفاء بمنع البرنامج عن تحويل الأرقام والحروف إلى تواريخ فيمكنك إلغاء
تنشيط خيار "Convert continuous letters and numbers to a date" عن طريق
إزالة علامة الصّح ثم الضغط على "OK" لحفظ التغييرات.
الجدير بالذكر أن تحويل الأرقام إلى تواريخ ليس الشيء الوحيد الذي يقوم برنامج
الإكسل بفعله من تلقاء نفسه، حيث يقوم البرنامج أحيانًا بحذف الأصفار الموجودة
في أول الأرقام، على سبيل المثال إن أدخلت قيمةً مثل "00328" وضغطت على Enter
فقد تلاحظ أن الصفرين قد حُذِفا، وليس هذا فحسب؛ فالإكسل أيضًا يستبدل حرف الـ
"E" أحيانًا – لأن له مدلولٌ رياضي 10 مرفوعة لأسٍ معين – والأرقام المُكررة،
فضلًا عن اختصار الأرقام العشرية. لكلِ معضلةٍ من هذه المعضلات ستجد إعداد معين
في نفس قسم Automatic Data Conversion ويمكنك تعطيل كل التحويلات التلقائية
بإلغاء تنشيط خيار "...Enable all default data conversions below when".
الطريقة الثانية: إضافة فاصلة علوية قبل الرقم
هذا هو الحل الشائع للتخلص من مشكلة التحويلات التلقائية التي يقوم بها برنامج
اكسل. فقط مجرد إضافة فاصلة علوية أو "Apostrophe" قبل القيمة. لن تظهر
الفاصلة في الخلية نفسها بعد الضغط على Enter ولكنها ستجعل برنامج Excel يتعامل
مع القيمة بعد الفاصلة العليا كنص. ما عليك سوى إدخال الفاصلة العليا
(بالضغط على مفتاح حرف (ط) في الكيبورد بعد تحويل لغة الكتابة إلى إنجليزية) ثم
كتابة القيمة. مثال: [1/2'] ثم "إنتر" وستجد أن القيمة قد تم حفظها رقميًا
على هيئة "1/2".
في النهاية، من المهم أن تعرف أن منع الإكسل من تحويل الأرقام تلقائيًا إلى
تواريخ قد يؤدي إلى بعض المشاكل أو الحسابات غير الدقيقة في بعض العمليات الكبيرة
أو المعقدة، فنصيحتي هي أن تُجرّب بنفسك وتراجع النتائج أكثر من مرة.
