إذا كنت تمتلك ملف PDF به تقارير مالية أو معاملات بنكية أو أي محتوى ترى أنه جدير بالتواجد على شكل جدول بيانات ضمن برنامج Excel لكي تتمكن من إجراء تعديلات عليه، فهذا المقالُ لك. يوفر برنامج مايكروسوفت إكسل بالفعل طرقًا متنوعة لاستخراج البيانات من مصادر خارجية وإعادة صياغتها بما يتماشى مع طريقة عرض البيانات كـ «Spreadsheet» وقد تطرقنا إلى مثال على ذلك في طريقة استخراج البيانات من صورة وحفظها في جدول على Excel.
نستعرض أدناه ميزة أخرى مفيدة للغاية يمكنك باستغلالها أن تُحول أي ملف PDF وما به إلى جدول على الـ Excel، بل وفوق ذلك تختار المحتوى الذي تريد أن تنقله من هنا إلى هناك. وإذا كنت تعتقد أن هذه الخاصية معقدة أو تتطلب الكثير من الوقت، فدعني أطمأنك أنها لن تأخذ سوى دقيقة واحدة فقط.
مبدئيًا نود الإشارة إلى ان هذه الميزة لا تعتبر جديدة تمامًا، فقد أعلنت مايكروسوفت عن ضم الميزة إلى الإصدارات الحديثة من حزمة Microsoft 365 في أغسطس 2020 وبالتالي إن كنت مشتركًا في هذه الحزمة تستطيع الاستفادة من الميزة بسهولة. وبالنسبة لمعظمنا فهذه ليست عقبة؛ فباستخدام البريد الأكاديمي فقط يمكنك أن تحصل على اشتراك مجاني وتستمتع بكل البرامج الموجودة في الحزمة، وهذه الطريقة التي أستخدمها شخصيًا. أو يمكنك الاستفادة من الفترة التجريبية المجانية التي تقدمها مايكروسوفت للمشتركين الجدد لتستطيع تجربة ميزة تحويل البيانات من ملف PDF إلى جدول إكسل بسهولة من خلال برنامج Excel المُثبت على الكمبيوتر.
أولًا: ربط ملف الـ PDF ببرنامج الإكسل
سنبدأ رحلتنا من برنامج الإكسل الذي سنفتحه ونختار الصفحة/الشيت (Sheet) التي نود أن نعمل عليها، بعد ذلك سنتوجه إلى قسم "Data" من شريط الأدوات ثم النقر على خيار Get Data ضمن جزئية "Get & Transform Data" لتظهر قائمة منسدلة حدد منها "From File" ثم سنضغط على "From PDF". ستفتح لنا الآن نافذة سنختار منها ملف PDF المراد تحويله ثم سنضغط على زر "Import" كي يتم ربط الملف ببرنامج الإكسل، بعدها ستفتح نافذة جديد بالتبعية تُسمى Navigator.
بهذه الخطوات نكون قد ربطنا ملف الـ PDF المراد تحويله ببرنامج الإكسل، والآن نحن مستعدون لتهيئة جدولنا وتنسيق طريقة العرض، فضلًا عن اختيار المعلومات أو البيانات التي نود أن نعرضها؛ فمن نافذة Navigator وبالتحديد من الجزء الأيسر للنافذة، سنرى عدة جداول بخيارات متعددة للصفحات الموجودة في الـ PDF؛ فهناك جدول بصفحة واحدة، وهناك جدول بصفحتين، وآخر بخمس صفحات، وهكذا دواليك. سنُحدد الجدول المراد استخراج البيانات منه وسنرى شكله وتجسيد البيانات الموجودة بملف الـ PDF عليه في الجزء الأيمن من الصفحة، وفور الاستقرار على جدول معين سنضغط على زر "Load" الموجودة بأسفل النافذة ليظهر لنا ملف الـ PDF بصورته النهائية على الإكسل [كما موضح بالصورة المرفقة أدناه]، وستلاحظ ظهور نافذة Queries & Connections على الجانب الأيمن من جدول البيانات لنعدل منها شكل الجدول إذا أردنا، وسنذكر هذه الخدمة لاحقًا.
ثانيًا: تخصيص طريقة استيراد البيانات من الـ PDF
إذا عدنا قليلًا إلى الوراء، وبالتحديد إلى ما قبل الضغط على زر "Load" سنرى أن هناك سهمًا صغيرًا ضمن هذا الزر وبجانبه زر آخر يحمل اسم "Transform Data"، وكلاهما يعمل على تخصيص الطريقة التي يتم بها تحويل البيانات من PDF إلى صورة جدول بيانات داخل الإكسل. سنبدأ أولًا بوظيفة السهم الصغير بالتحديد، ومن بعدها ننتقل إلى وظيفة "تحويل البيانات" Transform Data.
بالنسبة للسهم الصغير فيفتح لك قائمة مكونة من خيارين، إما Load، وهذا شرحنا وظيفته بالأعلى، وإما "Load to"، وهذا عند الضغط عليه سيعطيك خيارات أكبر لتخصيص شكل الجدول؛ فعند الضغط على Load to ستظهر نافذة تطالبك بتحديد طريقة استيراد البيانات من بين عدة طرق مثل الجدول العادي أو الجدول المحوري "PivotTable" وغيرهما، اختر ما يناسبك لعرض البيانات واضغط على زر OK.
أما بالنسبة لخيار Transform Data فيؤدي الضغط عليه إلى فتح نافذة مُحرر Power Query Editor كما هو موضح في الصورة المرفقة أدناه. ولمن لا يعلم، فهذا المُحرر يُسهل من عملية تحويل البيانات وعرضها؛ فمن خلاله يُمكنك أن تضيف المزيد من الأعمدة والصفوف أو إعادة ترتيب هذه الأعمدة ونقلها من مكان إلى آخر، فضلًا عن تنسيقها بالشكل الذي تريد.
ثالثًا: طريقة إجراء تعديل على البيانات في المستقبل
أتذكر عندما قلت لك إننا سنذكر لاحقًا أمر نافذة Queries & Connections الموجودة على الجانب الأيمن من جدول البيانات؟ ها قد جاء الوقت. يمكن الاستفادة من هذه النافذة لإجراء تعديل على الجدول كما عرفنا، فعند الضغط على زر Load لاستيراد البيانات مباشرًة من الجدول المحدد في الـ PDF تظهر هذه الخانة لنضع اللمسات الأخيرة، ولكن ماذا لو أغلقنا ملف الإكسل واكتشفنا لاحقًا أننا نريد تعديل الملف؟ في هذه الحالة سنحتاج إلى فتح هذه الخانة مجددًا، وذلك عن طريق الضغط على قسم Data من الشريط العلوي لصفحة الإكسل المراد التعديل عليها، وبدلًا من الضغط على Get Data هذه المرة، سنضغط على Queries & Connections مباشرًة.
ستفتح لك الآن نافذة بأسفلها 3 أوامر: استعراض الجدول "View in Worksheet" و "Edit" وأخيرًا "Delete" وهناك زر قائمة (⋯) في المنتصف تقريبًا يؤدي الضغط عليه إلى عرض مزيد من الخيارات المهمة مثل نسخ الجدول أو إضافة مصادرٍ إليه، أو دمجه مع جدول آخر، إلخ. يمكنك أن تستخدم هذه المميزات إذا أردت، ويمكنك أن تضغط على Edit لتفتح مُحرر Power Query وتستخدم وظائفه المذكورة أعلاه.
