توجد أكثر من وسيلة لتأمين جدول البيانات الذي قمت بإنشائه عبر برنامج الإكسيل وذلك لتجنب محاولات العبث عند مشاركته مع مستخدمين آخرين، وقد تناولنا بالفعل في موضوع سابق 3 طرق لحماية ملف Excel بكلمة مرور سواء عبر تشفير المحتوى بالكامل أو جعل جدول البيانات قابل للقراءة فقط. ومع ذلك، قد يكون كل ما تحتاجه هو منع هؤلاء الذين تشارك جدول البيانات معهم من تعديل بعض الخلايا فقط، وهذا ينطبق بشكل خاص على الخلايا التي تحتوي بيانات رئيسية أو تعليمات أو إحصائيات أو ربما لتجنب تشويه التنسيق الخاص بهذه الخلايا. بغض النظر عن السبب، يمكنك بالفعل تقييد خلايا محددة وجعلها لا تخضع للتحرير في برنامج الإكسيل وبطريقة سهلة جدًا دعونا نشرحها إنطلاقًا من السطور الآتية.
بشكل افتراضي لا يتيح برنامج الإكسيل حماية خلايا محددة من التعديل، فلا يوجد خيار مباشر يقوم بذلك. ولكن ما نحن بصدد شرحه فيما يلي هي مجرد حيلة نستخدم فيها خاصية "حماية جدول البيانات" Worksheet Protection المضمّنة في البرنامج، ولكن بدلًا من جعل الخاصية تحمي كل خلايا جدول البيانات سنجعلها تقتصر على خلايا معينة فقط وبالتالي تصبح غير قابلة للتعديل، بينما جميع الخلايا الأخرى يمكن تعديلها دون أي مشكلة.
كل ما عليك فعله هو فتح ملف الإكسيل على الكمبيوتر، وبعد عرض جدول البيانات أمامك قم بتحديد جميع الخلايا بالضغط على مفتاحي Ctrl + حرف A (شـ) معًا، أو اضغط على زر "Select All" الممثل في رمز المثلث الصغير في الزاوية العلوية اليسرى لتحديد جميع الخلايا بسرعة. بعد ذلك اضغط على مفتاحي Ctrl + 1 معًا لتظهر نافذة "Format Cells" والتي تنتقل من خلالها إلى قسم "Protection" ثم إزالة علامة صح (✔) الموجودة بجوار "Locked" ثم اضغط على زر "OK" لحفظ التغييرات. بهذه الخُطوة تُصبح جميع الخلايا غير محمية من التعديل حتى بعد استخدام خاصية "حماية جدول البيانات" Worksheet Protection.
الخُطوة التالية الآن ستكون تحديد مجموعة الخلايا التي تريد حمايتها من التعديل بعد تنشيط خاصية "حماية جدول البيانات". يمكنك تحديد خلايا فردية بالضغط مطولًا على مفتاح Ctrl ثم استخدام الماوس لتحديد كل خلية، أو السحب بالماوس لتحديد نطاق أكبر من الخلايا. وبعد الانتهاء اضغط على مفتاحي Ctrl + 1 لفتح نافذة Format Cells ثم انتقل إلى قسم "Protection" وضع علامة صح (✔) بجوار خيار "Locked" ثم اضغط OK. وبهذه الطريقة لن تقبل الخلايا التي حددتها أي تغييرات جديدة بعد تفعيل خاصية Worksheet Protection بينما جميع الخلايا الأخرى ستكون قابلة للتعديل.
وقبل ان ننتقل إلى خطُوة تفعيل خاصية Worksheet Protection دعونا نُشير إلى طريقة أخرى يمكن بها تحديد مجموعة من الخلايا بشكل تلقائي وفق معايير خاصة. هذا مفيد في حالة كان جدول البيانات يتضمن كم كبير من المحتوى وفي نفس الوقت توجد عوامل مشتركة بين الخلايا المطلوب حمايتها من التعديل مثل استخدامها خط مختلف أو لون مُميز، وهكذا. لذلك بدلًا من تحديد هذه الخلايا بشكل يدوي يمكن أن تجعل برنامج الإكسيل يحددها تلقائيًا، كل ما عليك هو الضغط على مفتاحي Ctrl + F لفتح نافذة "Find and Replace" وهنا ستختار قسم "Find" ثم اضغط على زر "Format" لتفتح نافذة جديدة تحدد منها العوامل المشتركة بين الخلايا التي تريد منع تعديلها، أو بدلًا من ذلك اضغط على خيار "Choose Format From Cell" وحدد خلية واحدة ينطبق عليها نفس مواصفات باقي الخلايا المطلوب حمايتها.
بعد ذلك اضغط على زر "Find All" وسيقوم برنامج إكسيل بمراجعة جميع الخلايا وتحديد تلك التي ينطبق عليها المواصفات المحددة أو الشبيهة بالخلية التي اخترتها بعد الضغط على "Choose Format From Cell". بعد الانتهاء سيتم عرض قائمة بهذه الخلايا وكل ما عليك هو الضغط على Ctrl + A لتحديدها من جدول البيانات. تستطيع بعد ذلك تطبيق نفس الخُطوات السابقة وهي فتح نافذة Format Cells وتفعيل خيار "Locked" لحماية هذه الخلايا.
بغض النظر عن الطريقة التي حددت بها الخلايا المطلوب حمايتها من التعديل، لا يتبقِ الآن سوى خُطوة واحدة وهي تفعيل خاصية Worksheet Protection. للقيام بذلك انتقل إلى قسم "Review" ومن شريط الأدوات اضغط على خيار "Protect Sheet" لتظهر نافذة منبثقة قم من خلالها بتعيين كلمة السر لتقييد التغييرات على الخلايا المحددة في الجدول. من خلال هذه النافذة أيضًا تستطيع تحديد المهام المسموح إجراؤها على الخلايا المحمية، فبشكل افتراضي سيسمح برنامج إكسيل للمستخدمين الآخرين بتحديد الخلايا المحمية، ولكن إذا أردت منع ذلك قم بإزالة علامة صح (✔) الموجودة بجوار "Select Locked Cells" وبالتالي تكون الخلايا المحددة محصنة تمامًا من التعديل او حتى التحديد. في النهاية اضغط على "OK" وقم بتأكيد كلمة المرور مرة أخرى في حقل "Confirm Password".
وبذلك تم تفعيل خاصية "حماية جدول البيانات" حيث ستؤدي أي محاولات لإجراء تغييرات على الخلايا المحمية إلى ظهور رسالة خطأ كما هو موضح بالصورة المرفقة. الحل الوحيد للتعديل على هذه الخلايا هو تعطيل خاصية Worksheet Protection والذي يتطلب إدخال كلمة المرور.
