كتابة بريد إلكتروني أمر سهل للغاية وربما يكون روتيني بالنسبة للبعض حاليًا، ولكن عندما تشرع في إرسال بريد إلكتروني جديد، بغض النظر عن الخدمة التي تستخدمها سواء Gmail أو Yahoo أو Outlook او غيرها، يظهر في نافذة كتابة الرسالة بالأعلى خيارين إضافيين إلى جانب خيار "المُرسل إليه" أو "المستلم" وهما "نسخة إلى" CC و "نسخة مخفية الوجهة" BCC وربما تتسأل: ماذا يعني هذين المصطلحين ؟ ومتى يجب استخدامهما في رسائل البريد الإلكتروني ؟ هذا ما سوف نجيب عنه من خلال السطور الآتية.
اولًا: إلى ماذا ترمز الاختصارات CC و BCC ؟
مبدئيًا لا بد من تفسير معنى CC و BCC قبل أن نشرح آلية استخدام كلًا منهما. وبالنسبة للرمز الأول فهو اختصار لـ Carbon Copy أي نسخة كربونية، أما أحرف الرمز الثاني BCC فهي اختصار لكلمات Blind Carbon Copy أي نسخة كربونية مموهة. ولكن ما معنى هذا أيضًا ؟ إذا عدُنا إلى الماضي قليلًا وقت استخدام أوراق الكربون لعمل أكثر من نسخة للورقة الواحدة بوضع أوراق كربون بين الصفحات. في هذه الحالة، أي شيء كتبته على الورقة العلوية، سيُطبع من خلال ورقة الكربون إلى الورقة الموجودة بالأسفل. الأمر ذاته في البريد الإلكتروني، يمكنك صنع أكثر من نسخة للرسالة الواحدة، أي بشكل مبسط يمكن ترحيل رسالة واحدة لأكثر من مستلم.
ماذا يعني CC في البريد الإلكتروني ومتى يجب استخدامه؟
عادًة عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى أحد الأشخاص، فانك تقوم بوضع بريده الإلكتروني في حقل "To" لكن ومع ان هذا الحقل يسمح بإضافة أي عدد من عناوين البريد الإلكتروني لإرسال نفس المحتوى لعدد من الأشخاص في نفس الوقت، لكن هناك أوقات تحتاج فيها أن تُطلع مجموعة من الأشخاص على محتوى هذه الرسالة، وهنا يأتي دور خاصية "نسخة إلى" أو CC بحيث يمكنك في هذا الحقل إدخال البريد الالكتروني لهؤلاء الأشخاص ليحصلوا على نسخة كربونية طبق الأصل من الرسالة التي تم إرسالها للعناوين الموجودة في حقل "To". مع الآخذ في الاعتبار أنه يمكن للموجودين في حقل "To" رؤية البريد الإلكتروني لجميع الأشخاص الذين أضفتهم في حقل "CC"، والعكس أيضًا صحيح.
إذًا، ما الغرض من وجود حقل "CC" ؟ ببساطة تمييز الأشخاص الموجهة لهم الرسالة، فغالبًا الشخص الذي أضفته في حقل "To" هو المقصود بمحتوى الرسالة وبالتالي قد يحتاج إلى اتخاذ إجراء بعد تلقي الرسالة مثل الرد عليك أو تنفيذ الأمر الذي طلبته منه، بينما الأشخاص الذين أضفتهم في حقل "CC" لا يحتاجون فعل أي شيء، بل يكون الأمر بمثابة إعلامهم بمحتوى الرسالة فقط. وهذا يعني أنك إذا تلقيت بريدًا إلكترونيًا تمت الإشارة إليك فيه في حقل "CC"، فلا يُتوقع منك اتخاذ أي إجراء، بل الغرض من ذلك هو "وضعك في الصورة" إن صح التعبير!
استخدامات حقل "CC" كثيرة ومفيدة جدًا في بعض الأحيان، على سبيل المثال، قد تريد أن ترسل رسالة إلى موظف جديد بشأن قوانين العمل التي يجب اتباعها، وتريد أن يعلم مديرك المباشر بأمر الرسالة ومحتواها كشخص مُشرف على عملك، هنا يأتي دور حقل "CC" لتضيف فيها عنوان البريد الإلكتروني لمديرك المباشر، ويكون بإمكان الموظف الجديد صاحب عنوان البريد الإلكتروني في حقل "To" رؤية عنوان البريد الإلكتروني للمدير.
ماذا يعني BCC في البريد الإلكتروني ومتى يجب استخدامه؟
بالنسبة لحقل نسخة مخفية الوجهة أو "BCC" فكما يُشير اسمه، يكون مستلم الرسالة الموجود عنوان بريده الإلكتروني في هذا الحقل مجهولًا بالنسبة للموجودين في حقل "To" وحقل "CC". فعندما تضيف شخص إلى حقل "BCC" في البريد الإلكتروني، فإنه يتلقى نسخة طبق الأصل من محتوى الرسالة، ولكن عنوان بريده الإلكتروني يكون مخفيًا بالنسبة للمستلمين الآخرين، الموضوع عناوينهم في الحقلين السابقين. وبالتالي يمكنك استخدام تلك الطريقة عند إرسال بعض المعلومات أو القرارات لعدد من الموظفين مع الحفاظ على خصوصيتهم بإبقاء عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهم مجهولة لبعضهم البعض.
يمكنك استخدام هذه الطريقة أيضًا كما في مثال "CC" عند الحاجة إلى إرسال رسالة معينة لأحد الموظفين مع إبقاء مديرك على علم بها، ولكن هذه المرة دون أن يعلم الموجود في حقل "To" أن شخصًا آخر قد أرسلت إليه نسخة من البريد الإلكتروني. كذلك تستطيع استخدام تلك الطريقة عندما تريد إرسال إيميل لشخص ما من حساب بريدك الإلكتروني الأساسي وتريد أيضًا حفظ نسخة من الرسالة في حساب بريدك الإلكتروني الثانوي دون مشاركته مع المستلم الأصلي (الموجود في حقل "To")
الملخص | يظل حقل "To" هو الأساسي عند إرسال أي بريد إلكتروني، أما بالنسبة لـ CC و BCC فهما خيارين إضافيين لتحديد الأشخاص الذين بإمكانهم مطالعة الرسالة سواء بشكل علني أو سري بالنسبة للمستلمين الأصليين المذكورين في حقل "To".
ونذكركم أن حقل "CC" يسمح بإرسال نسخة من البريد الإلكتروني إلى أي مستلم من اختيارك ليكون على علم بما أرسلت، ولكن لسوء الحظ، يؤدي هذا لإفساد صندوق الوارد الخاص بمستلم النسخة في حال كنت تضعه في الحقل ذاته في كل مرة ترسل فيها بريدًا إلكترونيًا لأحد الأشخاص. ليس ذلك فحسب، تشغل رسائل "CC" أيضًا مساحة تخزين غير ضرورية في حساب البريد الإلكتروني. إذا كان البريد الإلكتروني يحتوي على مرفقات، فسيتم إنشاء نسخ من هذه المرفقات وتسليمها إلى كل مستلم مذكور في حقلي "To" و"CC"، مما يتسبب في إهدار مساحة تخزينية كبيرة.