في وقتنا الحالي أصبح من الهام جدًا استغلال الوقت بأفضل صورة ممكنة ولذلك تجد الجميع الآن يبحثون عن طرق لزيادة الإنتاجية وتحسين إنجازاتهم اليومية وهنا لن تجد أفضل من تطبيقات المهام لمساعدتك في ذلك ويعتبر Microsoft To-Do أحد أفضل تلك التطبيقات حيث أنه يحتوي على الكثير من المميزات والحيل التي تساعدك على إنجاز المزيد من المهام وتحقيق أهدافك بسهولة، وفيما يلي نوضح لكم أبرز 5 مميزات في هذا التطبيق وكيفية استخدامها.
1. تحديد المواعيد النهائية
على الرغم من أنه يمكنك إضافة المهام فقط إلى التطبيق دون إدخال أية معلومات أخرى، إلا أنه سوف يكون من الأفضل تعيين المواعيد النهائية أيضًا حيث أن هذا سوف يساعدك على ترتيب أولوياتك بشكل أفضل، ومن الجيد أن تطبيق Microsoft To-Do يسمح لك بإضافة تواريخ نهائية لكافة المهام الخاصة بك بسهولة سواء للمهام الحالية أو المهام الجديدة.
ومن أجل إضافة تاريخ نهائي عند إنشاء مهمة جديدة قم بالنقر على إضافة موعد نهائي أو Add Due Date من أسفل يسار التطبيق ثم قم بتحديد الموعد الذي ترغب به، كما يمكنك أيضًا تكرار المهمة كل فترة معينة حسب حاجاتك، وأما إذا أردت تغيير الموعد النهائي لأحد المهام الموجودة أصلًا فقم بالنقر فوق المهمة ثم قم بالنقر على خيار إضافة موعد نهائي أيضًا من أجل تحديد التاريخ.
2. استخدام قائمة "يومي" لتنظيم المهام
يتضمن تطبيق Microsoft To-Do قائمة تعرف باسم "يومي" والتي تسمح لك بتنظيم المهام الخاصة بك من القوائم الأخرى بشكل أفضل، كما أنها تتيح لك إضافة مهام لمرة واحدة أيضًا دون إضافتها إلى أية قوائم أخرى والتي تنتهي تمامًا بمجرد إكمالها، ويمكن لهذه الميزة أن تساعدك بشكل كبير على إدارة وقتك بحكمة وتنظيم المهام بأفضل طريقة ممكنة لإنجاز أكبر عدد منها.
ومن أجل إضافة المهام إلى تلك القائمة داخل التطبيق قم بالنقر على علامة الإضافة (+) الموجودة أسفل يمين الشاشة ومن هنا يمكنك إضافة المهمة وتخصيصها كما تريد، وسوف تلاحظ أنه يمكنك إضافة تلك المهمة إلى إحدى القوائم الموجودة لديك أو بدلًا من ذلك يمكنك تركها فارغة وسوف يتم إضافة المهمة إلى قائمة يومي بشكل تلقائي.
3. مشاركة قائمة المهام الخاصة بك
في بعض الأحيان قد ترغب في مشاركة بعض المهام مع أشخاص آخرين، على سبيل المثال إذا كنت تعمل مع فريق ولديكم مهام مشتركة في مشروع معين وكذلك إذا كنت ترغب في مشاركة قائمة المشتريات مع أسرتك مثلًا وما إلى ذلك، ولحسن الحظ يتيح لك التطبيق مشاركة قوائم المهام بسهولة مع الآخرين عبر الوسائل المختلفة.
ومن أجل مشاركة مهمة معينة في تطبيق Microsoft To-Do ما عليك سوى الدخول إلى تلك القائمة ثم قم بالنقر على علامة المشاركة الموجودة في الجزء العلوي الأيمن من القائمة وهنا سوف تظهر لك الخيارات المتاحة من أجل مشاركة رابط الدعوة إلى قائمة المهام الخاصة بك بما في ذلك البريد الإلكتروني ورسائل SMS هذا بالإضافة إلى تطبيقات المراسلة والشبكات الإجتماعية مثل ماسنجر، وبعد إضافة الأشخاص الآخرين سوف يكون بإمكانهم تعديل القائمة وإضافة مهام جديدة إليها أو إكمال المهام الموجودة.
4. إنشاء مهام فرعية Subtasks
في حين أن بعض المهام قد تكون بسيطة ومباشرة إلا أن بعض المهام الأخرى يمكن أن تكون معقدة وتحتوي على العديد من الخطوات لذلك بدلًا من تشتيت نفسك يمكنك تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر بحيث يكون من السهل عليك إنجازها حيث أن هذا الأمر سوف يعزز من إنتاجيتك بشكل كبير، ولحسن الحظ يتيح لك تطبيق Microsoft To-Do إضافة المهام الفرعية بسهولة للاستفادة من تلك الميزة.
ومن أجل القيام بذلك قم بالدخول إلى التطبيق ثم قم بإضافة مهمة جديدة أو قم باختيار إحدى المهام الموجودة مسبقًا وهنا سوف تجد خيار إضافة خطوة أو مهمة فرعية "add step"، وهذا الخيار يتيح لك إضافة أي عدد ترغب به من المهام الفرعية وبعد ذلك يمكنك إنجاز كل مهمة من تلك المهام على حدى ومتابعة تقدمك حتى تصل إلى إكمال المهمة الرئيسية بنجاح.
5. استخدام العلامات لتنظيم المهام
يمكن أن تساعدك ميزة العلامات (#Tags) على تنظيم المهام الخاصة بك بشكل أفضل وذلك من خلال تجميع المهام المتشابهة معًا سواء من حيث الوقت أو الصعوبة أو المجال وما إلى ذلك، على سبيل المثال إذا كنت طالبًا فيمكنك تجميع المهام الدراسية الخاص بك في مكان واحد من خلال علامة "الدراسة" مثلًا، كذلك يمكنك تجميع مهام العمل أو المهام الإجتماعية وكذلك مهام المشتريات وغير ذلك من خلال ميزة العلامات.
ويمكنك إضافة العلامات في تطبيق Microsoft To-Do عند إنشاء المهام لأول مرة أو من خلال التعديل على المهام الموجودة سابقًا، ومن الجيد أنه يمكنك إضافة العلامة بسهولة كبيرة إلى أي مكان داخل المهمة سواء في العنوان أو الملاحظات أو حتى داخل المهام الفرعية، فقط قم بكتابة رمز # ثم قم بكتابة العلامة بجوار هذا الرمز وبذلك يمكنك تجميع المهام التي تحمل نفس العلامة بكل سهولة.