نحن الآن في عصر البيانات والمعلومات، حيث أصبحت البيانات تمثل أهمية كبيرة جدًا بل إنها تباع بملايين الدولارات، ولذلك فإن كل شخص لابد أن يكون حريصًا على البيانات الخاصة به وذلك من خلال معرفة طرق تأمين وتشفير البيانات والملفات والمعلومات الشخصية التي قد تكون هدفًا للمتسللين، وخاصةً عندما يتعلق الأمر بخدمات التخزين السحابي والتي قد تعرض بياناتك للخطر في حال الإستخدام الخاطئ لها.
ويعتبر جوجل درايف من أشهر خدمات التخزين السحابي حيث يستخدمه الكثير من الأشخاص لمشاركة الملفات الخاصة بهم مع الأشخاص الآخرين، وكذلك الإحتفاظ بنسخة احتياطية من الملفات للوصول إليها في حال فقدانها، كما تضم خدمات السحابة الخاصة بجوجل كلًا من مستندات جوجل وجداول جوجل وتشكل هذه الخدمات أهمية كبيرة للكثير من المستخدمين لحفظ ومشاركة الملفات أيضًا.
ولذلك فإنه من الهام جدًا تأمين الملفات والمستندات التي يتم رفعها على جوجل درايف ولحسن الحظ يعتبر هذا الأمر سهل جدًا فمن خلال عدة خطوات بسيطة سوف تتمكن من تأمين بياناتك وحمايتها بشكل قوي جدًا، وتشمل هذه الخطوات تأمين حسابك على جوجل وكذلك حماية أجهزتك، وتشفير الملفات قبل رفعها على السحابة وغير ذلك، وفيما يلي نناقش معكم طريقة تأمين جوجل درايف بالتفصيل.
قم بتأمين الأجهزة والحسابات الخاصة بك
الخطوة الأولى والهامة جدًا لتأمين ملفاتك على جوجل درايف وملفاتك بشكل عام، هو من خلال تأمين الأجهزة الخاصة بك وكذلك حماية حساب جوجل، وللقيام بذلك سوف تحتاج إلى اختيار كلمة مرور قوية وصعبة التخمين، لحساب جوجل وهناك الكثير من الطرق التي من خلالها يمكن القيام بذلك، فيمكنك مثلًا إستخدام تطبيقات إدارة كلمات المرور على الأندرويد مثل تطبيق lastpass الشهير، كما يوفر لك التطبيقات موقع مولد كلمات مرور للحصول على كلمات مرور قوية وآمنة.
كذلك من الهام أيضًا أن تقوم بتأمين الأجهزة الخاصة بك بما في ذلك الكمبيوتر والهاتف المحمول. احرص على عدم ترك الهاتف الخاص بك لأي شخص لا تثق به مطلقًا حتى إذا كان ذلك بغرض الصيانة، كذلك من الهام أيضًا حماية كلمات اجهزتك بكلمات مرور قوية أو إستخدام المقاييس الحيوية مثل بصمات الأصابع وغير ذلك من طرق التأمين.
استخدم التحقق بخطوتين
بالإضافة إلى تأمين حساب جوجل الخاص بك لابد تفعيل التحقق بخطوتين والذي يقوم بمنع أي شخص من الدخول إلى حسابك حتى لو كانت لديه كلمة المرور الخاصة بالحساب، ومن الجيد أنه سهل جدًا في الإستخدام، حيث يمكنك تفعيله من خلال إعدادات حسابك في جوجل، وعندما تقوم بتفعيله قم بمحاولة تسجيل الدخول إلى حسابك في جوجل وبعد إدخال كلمة المرور سوف يقوم جوجل بإرسال رمز أمان إلى الهاتف الخاص بك ولابد من إدخاله حتى تتمكن من تسجيل الدخول، وما يميز هذه الطريقة هي أنها لا تستهلك وقت كبير بالإضافة إلى أنها توفر نسبة أمان كبيرة على حسابك في جوجل.
تشفير المستندات قبل رفعها على جوجل درايف
عندما تقوم بتأمين حساب جوجل والأجهزة الخاصة بك فأنت بذلك سوف تمنع المتطفلين من إمكانية الوصول إلى ملفاتك، ولكن ماذا لو تعرضت خوادم جوجل لهجمات، أو حتى تمكن أحد الأشخاص من الوصول إلى ملفاتك على درايف؟ لحسن الحظ يمكنك حماية نفسك من هذه الأمور من خلال القيام بتشفير الملفات الخاصة بك قبل رفعها على درايف، ويمكنك القيام بذلك من خلال عدة طرق مختلفة.
ويعتبر تشفير الملفات والمستندات هام للملفات الحساسة جدًا حيث أنه سوف يمنع تحرير هذه الملفات تمامًا إلا في حال القيام بفك التشفير، لذلك فأنت تقوم بتشفير هذه الملفات باستخدام إحدى طرق التشفير ثم تقوم برفعها على جوجل درايف أو خدمات التخزين السحابي الأخرى، وعندما تقوم بتحميلها على أي جهاز سوف تقوم بفك التشفير حتى تتمكن من قراءتها أو استخدامها، وفيما يلي إليكم بعض طرق التشفير السهلة.
تشفير المستندات من خلال برنامج وورد
تتيح لك برامج حزمة برامج الأوفيس تشفير الملفات الخاصة بها بطرق مختلفة من أجل حمايتها، فيمكنك مثلًا تشفير الملفات بكلمات مرور بحيث لا يمكن فتح هذه الملفات سوى من خلال كلمة المرور، وفي الحقيقة تعتبر هذه الطريقة قوية جدًا في التشفير حيث أنها مقدمة من شركة مايكروسوفت أكبر شركة برمجيات في العالم، ولهذا يمكنك الإعتماد عليها، وفيما يلي إليك طريقة تشفير المستندات على برامج الأوفيس، وسوف نقوم باستخدام برنامج وورد كمثال للتوضيح:
قم بفتح ملف الأوفيس الذي تريد تأمينه، وبعد ذلك قم بالنقر على File من شريط القوائم بالأعلى، ثم قم باختيار info من القائمة الجانبية، وبذلك سوف تظهر لك العديد من الخيارات قم بالنقر على Protect Document ثم قم باختيار Encrypt with Password، وقم بإدخال كلمة مرور لحماية الملف وينبغي عليك أن تتذكر هذه الكلمة جيدة، فقد يكون من المستحيل استرجاع هذا الملف في حال فقدان كلمة المرور، وبعد الإنتهاء قم بالنقر على ok ثم قم بتأكيد كلمة المرور مرة أخرى.
الآن يمكنك رفع المستندات على جوجل درايف أو خدمات التخزين السحابي وبذلك لن تتمكن جوجل أو أي شخص من الوصول إلى محتويات هذا المستند بدون كلمة المرور، ومن أجل فك تشفير هذا الملف سوف تحتاج إلى تحميله على جهاز يحتوي على مايكروسوفت أوفيس ثم قم بفتحه وكتابة كلمة المرور الخاصة به، ومن الجدير بالذكر أنه لا يمكنك فتح الملف على أي برنامج آخر سوى برامج مايكروسوفت.
توجد هناك الكثير من أدوات وطرق التشفير الأخرى والتي يمكنك إستخدامها لتشفير كافة المستندات والملفات بشكل عام، ومن أشهر هذه الأدوات هي أداة cryptomator مفتوحة المصدر، وأداة Boxcrypt المميزة جدًا في تشفير المستندات قبل رفعها إلى جوجل درايف.
عمل نسخة احتياطية للبيانات الهامة
قد تقوم بالكثير من الخطوات والطرق من أجل تأمين الملفات الخاصة بك في جوجل درايف ولكنك تفقدها بطريقة لا تخطر على بالك وبسبب خطأ منك، فهناك إحصائية تشير إلى أن أغلب الملفات المفقودة على تطبيقات جوجل تكون بسبب أخطاء المستخدمين أنفسهم مثل حذف الملفات بغير قصد وما إلى ذلك، ولهذا من الجيد أن تقوم بالإحتفاظ بالبيانات الهامة جدًا على هارد خارجي أو أي مكان آخر.