يوماً بعد يوم تزداد أهمية برامج الأوفيس في حياتنا، فقد زاد الطلب عليها بشكل كبير وبات من الضروري لكل شخص أن يُتقن العمل على هذه البرامج الهامة في جميع الأعمال المكتبية والدراسية وغيرها، وكان لها نصيب لا بأس به من مقالات عالم الكمبيوتر التي تفاوتت بين الوورد والاكسيل والبور بونت.
لاحظنا قلة المقالات التي تتطرق لبرنامج الأكسس - Access أو ربما إنعدامها لدينا، ولا بد لنا من الاهتمام قليلاً بهذا البرنامج العملاق والذي يُعتبر الأخ الأكبر لبرنامج الاكسيل من حيث الإمكانيات والذكاء، ليتمتع الأكسس بمزايا تتعدى مُجرد جدول بيانات بسيط، بل يسمح لك بتحليل البيانات واستخراجها ومُشاركتها كمعلومات قابلة للاستخدام.
يُعد برنامج جداول البيانات مثل مايكروسوفت إكسيل أداة رائعة للحفاظ على مجموعات صغيرة من المعلومات وحسابها، لأنه سهل الفهم والاستخدام تقريباً، يمكنك فرز البيانات وتصفيتها وتنسيقها بسرعة وسهولة، تعد جداول البيانات مثالية لإنشاء تحليل لمرة واحدة فهي تصبح إشكالية مع نمو البيانات وتطورها بمرور الوقت.
لكن تلك الجداول الخاصة بالبيانات ليست مثالية للتعامل مع مئات السجلات عند إنشاء ملف مهم لعميل أو جهة اتصال أو مسؤول تنفيذي، من السهل جدًا ارتكاب أخطاء في جدول البيانات مِما يجعل التحليل والتلخيص وإعداد التقارير صعبًا للغاية، ليأتي دور برنامج مايكروسوفت أكسس في هذه الحالة.
مايكروسوفت أكسس هي أداة لإدارة المعلومات أو قواعد البيانات العلائقية تساعدك على تخزين المعلومات للرجوع إليها وإعداد التقارير والتحليلات، يمكن لـ Access أيضًا التغلب على القيود الموجودة عند محاولة إدارة كميات كبيرة من المعلومات في إكسيل أو تطبيقات جداول البيانات الأخرى، لنذكر لك اليوم أهم المُميزات لهذا العملاق:
1. مثالي للمستخدمين الفرديين والفرق الصغيرة
يُعتبر برنامج مايكروسوفت أكسس من التطبيقات التي باستطاعتها العمل على أي جهاز كمبيوتر مكتبي أو محمول وبالتالي فهو مثالي للمستخدمين الفرديين والفرق الصغيرة الذين لا يحتاجون إلى قواعد بيانات كبيرة ومعقدة، يوفر العديد من المزايا مقارنة بقواعد البيانات المُعقدة والمُكلفة بذات الوقت كـ SQL Server وOracle.
يمكن للعديد من الفرق الصغيرة الآن تجنب شراء موارد ضخمة لاحتياجاتهم الأساسية والبسيطة بمساعدة Microsoft Access، علاوة على ذلك، فهم لا يحتاجون إلى أي شخص لإدارة Access أو مراقبته والتي قد تكون مطلوبة بواسطة قواعد البيانات الأخرى، كما يسمح للمستخدمين بتحويل قاعدة بياناتهم إلى تطبيق كميزة تم تقديمها بعد إصدار 2007.
2. يمتاز بسهولة التعامل والفهم والاستخدام
لا يحتاج مستخدمو الأكسس إلى أي تدريب خاص لاكتساب المهارات اللازمة لاستخدام التطبيق، العديد من المُستخدمين قاموا باستكساف البرنامج بنفسهم كتلبية لاحتياجاتهم الفردية دون مُساعدة أحد، يعد إنشاء قاعدة بيانات وإدارتها أمرًا بسيطًا وسهلاً للغاية بمساعدة مجموعة من القوالب الجاهزة والمنظمة جيدًا والتي ستتم مناقشتها بشكل أكبر في هذه المقالة.
سيجد مستخدمو الاكسيل سهولة في إتقان الأكسس لوجود تشابه كبير بين البرنامجين على الرغم من أن المفاهيم الأساسية لقواعد البيانات تختلف كثيرًا عن إكسيل، يمكن تعلم وإدارة هذا التطبيق القوي باستخدام أكثر التقنيات والأدوات فعالية المتاحة حتى للمستخدمين الجدد الذين لديهم معرفة قليلة أو معدومة بإدارة قواعد البيانات.
يقوم Microsoft Access بتخزين مجموعات البيانات المختلفة المعروفة باسم الجداول التي من المُحتمل أن تكون مرتبطة والتي عند دمجها معًا تزيد من مرونة البيانات، من خلال ربط الجداول وضمها معًا يوفر Access نظام إدارة قواعد البيانات العلائقية (RDBMS)، ليؤمن تقارير ووظائف أكثر مرونة داخل هذا التطبيق للمستخدمين مما يجعل مهمتهم بسيطة وسهلة.
3. أهمية الاستيراد والتصدير والتكامل الفائق
من أكثر الميزات المفيدة في Microsoft Access قدرته على التفاعل مع البيانات من العديد من البرامج الأخرى، من السهل أيضًا دمج البيانات التي تم إنشاؤها في برامج أخرى أو نقل البيانات بين برنامجين آخرين أو تجميع البيانات وتخزينها على المدى الطويل وتصدير البيانات أحيانًا إلى برامج أخرى مثل Excel للتحليل.
هناك عدد من الطرق لنسخ كائن مثل جدول أو نموذج من قاعدة بيانات إلى ملفات أخرى بسهولة، إلى جانب نسخ كائن ولصقه، يسمح أيضًا بتصدير كائن مع المزيد من الخيارات، يُمكن تصدير تعريف الجدول والبيانات الموجودة فيه أو تصدير تعريف الجدول فقط الذي يمثل نسخة فارغة من الجدول، يمكنك أيضًا حفظ تفاصيل العملية كمواصفات تصدير لاستخدامها في المستقبل.
يعرض تبويب الاستيراد والتصدير أيقونات لجميع تنسيقات البيانات التي يمكن للبرنامج التعامل معها، عند النقر فوق المزيد سيتمكن المستخدمون من رؤية المزيد من التنسيقات التي يمكن للأكسس العمل معها، كما يُساعد معالج الاستيراد والتصدير المستخدمين في المهمة لحفظ تفاصيل هذه العملية كمواصفات يُمكن الاستفادة منها لاحقاً.
4. إمكانية استخدام القوالب الجاهزة للمُبتدئين
يساعد أكسس المستخدمين في إنشاء قواعد البيانات وإدارتها حتى إذا كان لديهم الحد الأدنى من الخبرة في هذا المجال، أصبح هذا مُمكنًا بمساعدة العديد من القوالب الجاهزة للاستخدام والتعديل بكل ما تحتويه، عند فتح قالب معين يجد المستخدم قاعدة بيانات جديدة تتضمن جداول ونماذج ووحدات ماكرو وتقارير وحقول ضرورية أخرى تم إنشاؤها بالفعل مِما يوفر الوقت والجهد.
يتألف معرض القوالب بشكل ملائم من قوالب سطح المكتب والقوالب المستندة إلى الويب ليختار منها المستخدم ما يشاء، لإنشاء قاعدة بيانات للاستخدام الشخصي سيكون الخيار الأفضل استخدام قالب سطح المكتب، لإنشاء قواعد بيانات للنشر على خادم SharePoint يوصى بأن يختار المستخدم القوالب المستندة إلى الويب.
على سبيل المثال، يساعد نموذج خدمة عملاء سطح المكتب في إصدار Microsoft Access 2013 المستخدمين على إنشاء قاعدة بيانات لخدمة العملاء لإدارة عدة مشكلات لتتبع التعيينات والأولوية والحالة والحل بسهولة، أي أن قوالب أكسس تُساعد الموظف والمورد على إنشاء قاعدة بيانات مشروع تسويقي شاملة لتتبع التسليمات وأدوار الموظفين والموردين.
5. إمكانية بناء ونشر قواعد البيانات دون عناء
يمكن لمستخدمي الأكسس إما تصميم قاعدة البيانات الخاصة بهم أو إنشاء قاعدة بيانات باستخدام قالب متاح بسهولة وفقًا لمتطلباتهم، أولئك الذين يتمتعون بالذكاء التكنولوجي وعلى دراية بقواعد بيانات الويب سوف يصممون بشكل مثالي قاعدة بياناتهم الخاصة عن طريق إنشاء قاعدة بيانات فارغة يمكنهم من خلالها إنشاء الجداول التي ستحتاجها قاعدة بياناتهم في Access.
بالنسبة لأولئك الذين يحتاجون إلى المساعدة أو ليسوا على دراية بالجداول التي يتطلبها مشروعهم، يمكنهم الاستفادة من القوالب المتاحة لهم، تحتوي قوالب أكسس على تجميعة ضخمة لبعض قواعد البيانات الشائعة الاستخدام والتي قد يحتاجها المستخدمون كما وضحنا في النقطة السابقة.
6. الاستفادة من ميزة Tell Me الرائعة
تعمل الميزة الجديدة سهلة الاستخدام "Tell Me" التي تم طرحها في نسخة Microsoft Access 2016 كمساعد يقف بجانب المستخدمين على إكمال المهام وهي في متناول اليد أمام الجميع، تتوفر الميزة كمربع نص على الشريط العلوي الذي تقول "أخبرني ماذا تريد أن تفعل؟" بمصباح بجانبه.
يمكن للمستخدمين إدخال كلمات وعبارات في حقل النص المتعلق بما يريدون القيام به للوصول بسرعة إلى الميزات التي يريدون استخدامها أو الإجراءات التي يريدون القيام بها، كما أنه يوفر المساعدة المتعلقة بما يتم البحث عنه، على سبيل المثال، عند إدخال كلمة عامل التصفية - filter سيتم اقتصاص كل الخيارات المتعلقة بالفلتر في التطبيق.
لا يتعين على المستخدمين البحث عن أي ميزة من خلال متاهة القوائم الكثيرة مع توفر شريط Tell me فقط أخبره بما تُريد ليجده لك في ثوان معدودة، إلا أن هذا المُساعد لا يُخبرك بكيفية أداء وظيفة معينة إنما يُسرع عليك إيجاد ما تبحث عنه، إن كان لديك نقص في الخبرة بالتعامل مع هذا البرنامج الضخم يُمكنك البحث عن شروحات كثيرة موجودة على اليوتيوب.
7. إمكانية خلق حلول باستخدام كود VBA
الثلاث الأحرف العلوية ما هي إلا عبارة عن اختصار لثلاث كلمات Visual Basic for Applications، وهي لغة برمجة يمكن استخدامها ضمن أكسس تُمكن المطورين من إنشاء حلول مُخصصة لقواعد البيانات الخاصة بهم باستخدام التعليمات البرمجية لـ VBA وهي لغة برمجة فعالة تتكون من رمز وأمر لبرامج معينة.
ستؤدي التعليمات إلى تنفيذ الإجراءات تلقائيًا عند فتح البرنامج، تسمح هذه الميزة القوية للمطورين بتوسيع حلول الأساسية إلى حل احترافي باستخدام التشغيل الآلي المتقدم والتحقق من صحة البيانات وتعويض الأخطاء ودعم المستخدمين المتعددين في قواعد بياناتهم، فإن تمكنت من الوصول لهذه المرحلة فذلك أمر جيد للغاية.
8. إمكانية تخصيص البرنامج بسهولة
تتكون نافذة الأكسس من مجموعة متنوعة من المكونات التي تساعد المستخدمين على العمل بكفاءة أكبر، المكونات المهمة هي جزء التنقل ومنطقة عمل أكسس والشريط والقوائم المختصرة وشريط أدوات الوصول السريع، بعض هذه المكونات شائعة في تطبيقات أوفيس الأخرى بينما البعض الآخر فريد في Microsoft Access.
يحتوي الشريط على خمس علامات تبويب تُستخدم لإنجاز مهام مختلفة على الكمبيوتر تتعلق بتنظيم وإدارة محتويات النافذة المفتوحة في البرنامج، تقع بالقرب من أعلى النافذة أسفل شريط العنوان ويوفر وصولاً سهلاً ومركزياً إلى المهام التي يتم إجراؤها أثناء إنشاء قاعدة بيانات.
يتكون الشريط المتوفر في أكسس من علامات تبويب ومجموعات وأوامر، تحتوي كل علامة تبويب على مجموعة من المجموعات، وتحتوي كل مجموعة على وظائف ذات صلة، يمكن تخصيصها بشكل أكبر لتناسب متطلبات المستخدم، لتتم إضافة عناصر وإزالة أخرى انطلاقاً من إعدادات البرنامج ضمن قسم التخصيص - Customize.
9. المرونة في عرض التقارير
باستخدام Microsoft Access، يمكن للمستخدمين اختيار أربع طرق مختلفة لعرض التقارير: عرض التقرير - Report view، معاينة قبل الطباعة - Print Preview، عرض تخطيط - Layout view، وعرض تصميم - Design view، أي أن الخيارات متنوعة أمام المُستخدم.
يُظهر الـ Report view التقرير على الشاشة كما يفضل المستخدمون رؤيته، يمكن للمستخدمين اختيار الحقول التي يرغبون في الحصول عليها في تقاريرهم عن طريق اختيار تفضيلاتهم من أكثر من جدول أو استعلام واحد، من خلال تصفية قيمة عمود أو كلمات معينة تبدأ بحرف أو نطاق بيانات مشابه أو تحتوي عليه يمكن تعديل التقارير لتلبية متطلبات المستخدم.
تعرض التقارير الناتجة بالضبط ما يريد المشاهد رؤيته مع إعادة حساب الملخصات تلقائيًا، علاوة على ذلك يمكن للمطورين إضافة مستويات التجميع وتعيين ترتيب سجلاتهم وفرز السجل إما بترتيب تصاعدي أو تنازلي، أخيرًا سيرى المستخدم التقرير كما يريده تمامًا مع إزالة جميع الحقول الإضافية غير المرغوب فيها.
10. تصدير التقارير بصيغة PDF
يسمح Access للمستخدمين بإنشاء تقارير على شكل ملفات إلكترونية PDF، التي توفر بدورها إمكانية رؤية التقارير والاطلاع عليها حتى لو لم يكن الأكسس مُثبتاً على الجهاز الهدف، يحب المستخدمون هذا النوع من الإخراج الذي يُرحب به كإضافة مفيدة تجعل توزيع التقارير عبر البريد الإلكتروني أمرًا مريحًا وبسيطًا مِما يوفر الورق ويساهم في الحوسبة الخضراء.
الجميل في الموضوع أن إمكانية استخدام واستخراج الملفات بصيغة PDF لا تختلف عن باقي إصدارات مايكروسوفت أوفيس، والتي تبدأ من الضغط على حفظ الملف باسم واختيار لاحقة PDF ومكان الحفظ والضغط على موافق ليتم تجميع الملف بهذه الصيغة المفضلة لدى كثير من المُستخدمين.
خِتاماً مع كل الميزات المذكورة أعلاه وغيرها الكثير، فلا عجب أن Microsoft Access هو اليوم نظام قواعد البيانات الرائد في العالم، حيث يستفيد منه ملايين المستخدمين ومئات الآلاف من المطورين حول العالم، وبدورك عزيزي القارئ إن كنت تتعامل مع الأكسس وخبير فيه ما رأيك أن تُخبرنا في التعليقات مزايا أخرى عنه؟