طرق ونصائح لزيادة الإنتاجية في العمل عند استخدام مساعد جوجل

يبدو أن العمل من المنزل كان بمثابة حلم، لكنه بدأ يتحقق الآن للعديد من العاملين، خاصةً بعد جائحة كوفيد 19 (كورونا) التي اجتاحت العالم بأسره، وبدأت بتعديل وتغيير قواعد الحياة الإنسانية التي لطالما كانت جامدة وبحاجة إلى إعادة النظر في أمرها.

ففي حين أن العمل من المنزل بات أسلوب حياة، لا بد لنا من تحويله إلى جلسات إنتاجية مكثفة باستخدام التكنولوجيا من حولنا ومن بينها كمثال لليوم مساعد جوجل - Google Assistant، الذي سيلعب دور بارز ومساعد من خلال الطرق الفعالة التالية.

1. تشغيل الملفات الصوتية

إن كنت لا تعيش بمفردك فقد تبدو محاولة زيادة إنتاجية العمل في المنزل مربكة بعض الشيء، لذا بعد إنشاء مساحة عمل مخصصة وقبل الشروع في العمل يلجئ بعض المستخدمين لتشغيل نوعية معينة من الملفات الصوتية كلاً حسب مزاجه وما يحب، ويمكن أن تؤدي هذه الخطوة المناسبة إلى زيادة الإنتاجية وتساعدك في التركيز على ما يتواجد أمامك لتجنب الاستماع إلى الضوضاء المحيطة.

كمثال: قل Ok Google أو اضغط على زر المساعد الشخصي للتحدث إليه، بعدها قُل أمراً لتشغيل الموسيقى على سبيل المثال: يمكنك أن تقول تشغيل + اسم الأغنية (Play (song name، أو إضافة اسم الفنان أيضاً (artist name)، أو اسم الأغنية بالإصافة إلى خدمة الموسيقى التي توجد عليها الأغنية (music service).

ويمكن للمساعد أن يتعامل مع أسماء الملفات، أسماء الفنانيين، الألبومات، النوع أو المزاج مثلاً قم بتشغيل الموسيقى الكلاسيكية - Play classical music، أو حتى تشغيل بعض الاقتراحات الشخصية من خلال Play some music، والتحكم فيما يتم تشغيله مثلاً أوقف الموسيقى مؤقتًا - Pause the music، ولاستئنافها مجدداً Continue playing وهكذا.

2. كتابة بعض الملاحظات

هل تريد كتابة بعض الملاحظات ولكن لا تريد التوقف عن العمل؟ اطلب من مساعد جوجل إذن القيام بذلك بدلاً عنك، حيث تعتبر من أحد الطرق المفيدة والسريعة لتدوين بعض الأفكار السريعة قبل نسيانها، كما أنها طريقة رائعة لتتبع المشاريع وإدراج الأسئلة التي تريد طرحها أثناء اجتماع ما وتنظيم البحث وأي شيء آخر تحتاج إلى تدوين الملاحظات عنه.

يمكنك استخدام مساعد جوجل لإنشاء ملاحظاتك وقوائمك وإدارتها في Google Keep أو Any.do أو AnyList، لاستخدام هذه الإمكانية افتح إعدادات المساعد وانتقل إلى علامة تبويب الخدمة وابحث عن قسم الملاحظات والقوائم، ثم اختر اسم خدمة التدوين المفضلة لديك.

بمجرد الاتصال ستظهر الملاحظات والقوائم الجديدة التي تم إنشاؤها من قبل، وللتجربة يمكنك القول Hey, Google إنشاء قائمة هدايا العيد - Create a holiday gift list، أضف Chromebook إلى قائمة هدايا الأعياد - Add Chromebook to my holiday gift list، سجل ملاحظة - Take a note، أرني ملاحظاتي - Show me my notes، وهكذا.

3. التسجيل السريع للاجتماعات

للعمل انطلاقاً من المنزل بعض العوائق المعروفة كطرق الباب أو بكاء طفل وغيرها من المشتتات التي قد تبعدك عن مكان العمل لبرهة من الزمن، لحل هذه المشكلة وعدم تفويت أي جزء من أجزاء الاجتماع على سبيل المثال، اطلب من مساعد جوجل تسجيل المكالمات التي تُجريها لمراجعة الجزء الذي قد فاتك فيما بعد.

يمكنك استخدام صوتك للانضمام إلى اجتماعات الفيديو ومغادرتها وطلب رقم هاتف والمزيد مع مساعد جوحل، على سبيل المثال، يمكنك قول Ok Google، انضم إلى الاجتماع - join the meeting للاتصال باجتماع فيديو في ثوانٍ، أو Exit meeting للخروج، للحصول على أفكار جديدة لما يمكن القيام به قل What can I do.

4. طلب بعض الأشياء

كل مكتب عمل له بعض الحاجيات والوازم الأساسية التي لا بد منها لسير المهام على أكمل وجه، فإن نقص أحد تلك العناصر كحبر الطابعة على سبيل المثال، يمكنك أن تطلب من مساعد جوجل إن يوصي لك ببعضاً من الحبر، بطبيعة الحال يتعين عليك القيام ببعض الإجراءات المبدئية مثل إعداد التفاصيل المالية ليُكمل هو عنك باقي الخطوات ببساطة وسرعة لا مثيل لهما.

يمكنك التسوق للحصول على الضروريات اليومية والمستلزمات الناقصة لديك من المناشف الورقية إلى الفيتامينات الحبر وغيرها، ستتمكن من الطلب من تجار التجزئة المشاركين في Google Express، بما في ذلك الكثير من المتاجر الإلكترونية المتاحة ضمن قوائمهم، للبدء قُل ?Ok Google, how do I shop أو Ok Google, order paper towels وهكذا.

5. طرح بعض الأسئلة

قد تحتاج أحياناً البحث عن أمر معين يتعلق في العمل، لتجد نفسك منغمس في خيارات البحث وتعمل على هدر وقتك بدون فائدة، يأتي هنا دور مساعد جوجل الذي صُمم خصيصاً لكي يلبي حاجاتك الأساسية، باستطاعتك طرح العديد من الأسئلة عليه ليبحث هو ويجيبك باختصار عما تريد ويزودك بالتفاصيل التي تحتاج إليها لمواصلة العمل.

يمكنك السؤال عن مواضيع مختلفة حسب طلبك، لكن كمثال: ما حالة الطقس اليوم؟ - ?What’s the weather today، البحث عن مطاعم البيتزا القريبة - Find pizza restaurants nearby، هل لا يزال Walgreens مفتوحاً؟ - ?Is Walgreens still open، وما إلى ذلك من الأسئلة والطلبات.

6. تفقد قوائم المهام

سر تحسين الإنتاجية في العمل في المنزل هو قائمة مهام رائعة ومنظمة، يمكنك اختيار القوائم الورقية لكنها طريقة تقليدية يمكن أن تهدر الوقت في البحث عن الأوراق! أنشئ قوائم مهام يومية وأسبوعية بمجرد التحدث مع مساعد جوحل، قم بتسمية قوائمك واطلب من جوجل التحقق من العناصر أثناء قيامك بها، يمكنك أيضًا تعيين الأوقات والتذكيرات لتجنب فقدان أي شيء مهم مثل الاجتماع أو إنشاء تقرير أو طلب شيء في موعد محدد.

7. نظرة عامة ليومك

ما الذي تريد تحقيقه بالضبط اليوم؟ اطلب من مساعد جوجل الشخصي تقديم نظرة عامة سريعة على يومك، تسحب الشركة البيانات من أي قوائم مهام أنشأتها بالإضافة إلى تقويمك أو جدولك الزمني، تعرف بسرعة على ما يجب القيام به لمساعدتك على البقاء أكثر تركيزًا وتجنب نسيان أي شيء.

يمكنك أن تطلب من "مساعد جوجل" مساعدتك في إنجاز الإجراءات اليومية، يمكنك توجيه أمر واحد وسيكون بإمكان "مساعد جوجل" تنفيذ عدّة إجراءات، على سبيل المثال، عند قول: "OK Google، صباح الخير"، سيكون بإمكان "مساعد جوجل" إضاءة المصابيح وإخبارك بحالة الطقس وتشغيل موسيقى أو الأخبار وغير ذلك.

8. إدارة التقويم بسلاسة

واحدة من أسهل الطرق لزيادة إنتاجية العمل في المنزل هي تولي مسؤولية جدولك الزمني، دع مساعد جوجل يساعدك في إدارة التقويم الخاص بك، يعد تقويم جوجل طريقة رائعة لجدولة الاجتماعات وتعيين التذكيرات وإضافة أشياء مهمة للقيام بها وحتى التخطيط بأسابيع وشهور كاملة بسرعة، أضف أشياء إلى تقويمك وتحقق من التقاويم المشتركة والمزيد مع مساعد جوجل.

يمكنك الطلب من "مساعد جوجل" إضافة أحداث إلى التقويم أو إطلاعك على الجدول الزمني، يمكنك إضافة أحداث أو الاستفسار عنها من خلال أحد الأوامر التالية: أضف اجتماعًا إلى تقويمي، حدِّد موعد يوم السبت في الساعة 8 مساءً، متى موعد اجتماعي الأول اليوم؟، أين موقع حدثي القادم؟، ماذا يتضمّن جدول أعمالي في 1 أغسطس؟ وهكذا.

9. إجراء بعض المكالمات

قم بإجراء بعض الاتصالات بدون أن تلمس هاتفك، فقط حدث مساعد جوجل للقيام بمكالمة مع شخص ما من جهات اتصالك ليلبي على الفور مطلبك، قد يساعدك هذا على تجنب التشتيت مثل لعب الألعاب على هاتفك عندما يجب أن تعمل، إذا كنت تستخدم هاتفك الذكي كجهاز مساعد جوجل فلا تستخدمه في مهام أخرى لتجنب التشتت أثناء العمل.